시간이 부족하다는 착각
매일 아침 일어나면 오늘도 시간이 부족할 거라는 생각부터 듭니다. 출근 준비하고, 회사 일하고, 퇴근하고 나면 하루가 끝납니다. 운동도 하고 싶고, 책도 읽고 싶고, 친구도 만나고 싶은데 시간이 없습니다. 주말이 되면 밀린 잠을 자느라 시간을 보내고, 월요일이 되면 또다시 같은 패턴이 반복됩니다. 작년 초에 세운 계획들은 이미 까맣게 잊어버린 지 오래입니다.
그런데 어느 날 문득 깨달았습니다. 시간이 정말 부족한 걸까요? 하루를 되돌아보니 의미 없이 흘려보낸 시간이 생각보다 많았습니다. 출퇴근 시간에 스마트폰만 보고, 점심시간에는 유튜브를 보고, 퇴근 후에는 소파에 누워 넷플릭스를 봅니다. 이 시간들을 합치면 하루에 서너 시간은 됩니다. 문제는 시간의 양이 아니라 시간을 사용하는 방식이었던 겁니다. 그때부터 저는 시간 관리를 진지하게 고민하기 시작했습니다.
시간 도둑 찾아내기
시간 관리의 첫 번째 단계는 현재 내가 시간을 어떻게 쓰고 있는지 파악하는 것입니다. 막연하게 시간이 없다고 느끼는 것과 실제로 어디에 시간을 쓰는지 아는 것은 완전히 다릅니다. 저는 일주일 동안 하루의 모든 활동을 기록해봤습니다. 아침에 일어난 시간부터 잠들기 전까지, 30분 단위로 무엇을 했는지 적어봤습니다.
결과는 충격적이었습니다. 스마트폰 사용 시간이 하루 평균 세 시간이 넘었습니다. SNS를 확인하고, 뉴스를 보고, 메신저에 답장하는 시간이 생각보다 훨씬 길었습니다. 특히 침대에 누워서 잠들기 전에 스마트폰을 보는 시간이 한 시간 이상이었습니다. 이 시간만 줄여도 책 한 권을 충분히 읽을 수 있는 시간이었습니다. 시간 도둑을 찾아낸 순간, 뭔가 바꿀 수 있다는 희망이 생겼습니다.
시간 추적을 해보면 또 다른 발견도 있습니다. 내가 가장 생산적인 시간대가 언제인지 알게 됩니다. 저는 아침에 가장 집중력이 높고, 오후 세시쯤 되면 슬럼프가 오더라고요. 이런 패턴을 파악하고 나니 중요한 일은 아침에 처리하고, 오후에는 상대적으로 덜 중요한 일을 배치할 수 있었습니다. 시간의 양만큼 시간의 질도 중요하다는 것을 깨달았습니다.
우선순위 정하는 법
할 일이 많을 때 가장 어려운 것이 무엇부터 해야 할지 결정하는 것입니다. 모든 일이 중요해 보이고, 모든 일이 급해 보입니다. 그래서 이것저것 손대다가 결국 아무것도 제대로 끝내지 못하는 경우가 많습니다. 저도 예전에는 들어오는 일을 순서대로 처리하다가 정작 중요한 일은 못 하고 하루가 끝나곤 했습니다. 우선순위를 정하는 것이 시간 관리의 핵심이라는 것을 뒤늦게 깨달았습니다.
제가 사용하는 방법은 아이젠하워 매트릭스입니다. 할 일을 중요도와 긴급도에 따라 네 가지로 분류하는 방식입니다. 중요하고 긴급한 일은 즉시 처리하고, 중요하지만 긴급하지 않은 일은 시간을 정해서 처리합니다. 긴급하지만 중요하지 않은 일은 가능하면 위임하거나 빨리 처리하고, 둘 다 아닌 일은 과감히 하지 않습니다. 이 방법을 쓰면서 정말 중요한 일에 집중할 수 있게 되었습니다.
하루를 시작할 때 가장 중요한 일 세 가지를 정합니다. 많아봐야 다섯 가지입니다. 그 이상은 현실적으로 다 할 수 없습니다. 이 세 가지만 완수하면 오늘은 성공적인 하루라고 생각합니다. 나머지 일들은 보너스입니다. 예전에는 할 일 목록에 스무 가지를 적어놓고 다 못 해서 자책했는데, 이제는 세 가지만 확실히 하고 성취감을 느낍니다. 작은 성공이 쌓이면서 자신감도 생기고 생산성도 높아졌습니다.
시간 블록킹 기법
시간 블록킹은 제가 가장 효과를 본 시간 관리 기법입니다. 하루를 여러 블록으로 나누고, 각 블록에 특정 활동을 배정하는 방식입니다. 예를 들어 아침 아홉시부터 열한시까지는 집중 작업 시간, 열한시부터 열두시까지는 이메일 확인 및 회신 시간 이런 식입니다. 시간을 미리 정해놓으면 그 시간 동안 다른 일에 방해받지 않고 한 가지에 집중할 수 있습니다.
저는 일주일 시작 전에 한 주의 시간 블록을 대략적으로 계획합니다. 월요일 오전에는 주간 회의가 있고, 화요일 오후에는 프로젝트 작업을 하고, 수요일 저녁에는 운동을 하는 식으로요. 물론 계획대로 되지 않을 때도 많습니다. 갑작스러운 회의가 잡히거나 긴급한 일이 생기기도 합니다. 하지만 기본 틀이 있으면 그날그날 즉흥적으로 시간을 쓰는 것보다 훨씬 효율적입니다.
시간 블록을 만들 때 중요한 것은 여백을 남겨두는 것입니다. 하루를 빡빡하게 채우면 예상치 못한 일이 생겼을 때 전체 일정이 무너집니다. 저는 오후 시간대에 한 시간 정도는 버퍼 타임으로 비워둡니다. 그 시간에 밀린 일을 처리하거나, 갑자기 생긴 일을 처리하거나, 아니면 그냥 쉬기도 합니다. 이 여유 시간이 있어서 하루가 훨씬 덜 스트레스받게 느껴집니다.
집중력을 높이는 포모도로 기법
한 가지 일에 오래 집중하는 것이 어려운 사람들에게 포모도로 기법을 추천합니다. 스물다섯 분 동안 집중해서 일하고, 다섯 분 쉬는 것을 반복하는 방식입니다. 간단해 보이지만 효과가 놀랍습니다. 스물다섯 분은 집중하기에 부담스럽지 않은 시간이고, 다섯 분 후에 쉴 수 있다는 것을 알면 더 집중하게 됩니다. 네 번 반복하고 나면 긴 휴식을 십오 분에서 삼십 분 정도 갖습니다.
저는 포모도로 타이머 앱을 사용합니다. 타이머를 시작하면 그 스물다섯 분 동안은 다른 어떤 것도 하지 않습니다. 스마트폰도 보지 않고, 다른 일도 생각하지 않고, 오직 한 가지 일에만 집중합니다. 처음에는 스물다섯 분도 길게 느껴졌는데, 익숙해지니 오히려 짧게 느껴질 정도입니다. 하루에 여덟 개에서 열 개 정도의 포모도로를 완성하면 꽤 많은 일을 할 수 있습니다.
포모도로 기법의 또 다른 장점은 내가 얼마나 일했는지 측정할 수 있다는 점입니다. 막연하게 하루 종일 일했다고 느끼는 것과 실제로 몇 개의 포모도로를 완성했는지 아는 것은 다릅니다. 기록을 보면 실제 집중한 시간이 생각보다 적다는 것을 알게 됩니다. 이것을 알고 나면 더 효율적으로 시간을 사용하려고 노력하게 됩니다.
이메일과 메신저 관리하기
현대 직장인의 가장 큰 시간 낭비 요소는 이메일과 메신저입니다. 알림이 올 때마다 확인하고, 즉시 답장하려고 하면 집중력이 계속 끊깁니다. 연구에 따르면 집중이 끊긴 후 다시 집중 상태로 돌아가는 데 평균 스물세 분이 걸린다고 합니다. 하루에 몇 번씩 방해받으면 제대로 집중할 수 있는 시간이 거의 없는 셈입니다.
저는 이메일 확인 시간을 정해놨습니다. 오전 열한시, 오후 세시, 퇴근 전 다섯시 이렇게 하루 세 번만 확인합니다. 그 외 시간에는 이메일 알림을 끄고, 이메일 프로그램 자체를 닫아둡니다. 처음에는 중요한 메일을 놓칠까 봐 불안했는데, 막상 해보니 정말 급한 일은 전화가 오더라고요. 대부분의 이메일은 즉시 답장할 필요가 없습니다. 몇 시간 늦게 답장해도 아무 문제가 없습니다.
메신저도 마찬가지입니다. 업무용 메신저는 집중 시간 동안 방해 금지 모드로 설정합니다. 개인 메신저는 아예 스마트폰을 다른 방에 두거나 서랍에 넣어둡니다. 친구들에게는 급한 일이면 전화하라고 미리 말해뒀습니다. 처음에는 메시지에 바로 답하지 않으면 예의가 아닌 것 같았는데, 시간이 지나니 다들 이해해줬습니다. 오히려 답장을 할 때 더 집중해서 제대로 된 답변을 할 수 있게 되었습니다.
루틴의 힘
매일 같은 시간에 같은 일을 하는 루틴을 만들면 시간 관리가 훨씬 쉬워집니다. 루틴이 있으면 매번 무엇을 할지 고민할 필요가 없고, 자동으로 몸이 움직입니다. 결정 피로도가 줄어들면서 정작 중요한 결정에 에너지를 쏟을 수 있습니다. 성공한 사람들이 루틴을 강조하는 이유가 바로 여기에 있습니다.
저는 아침 루틴과 저녁 루틴을 확실히 정해놨습니다. 아침에는 여섯시 삼십 분에 일어나서 물 한 잔을 마시고, 가벼운 스트레칭을 하고, 간단한 아침 식사를 합니다. 그리고 출근 전 삼십 분은 개인 프로젝트나 독서 시간으로 씁니다. 저녁에는 퇴근 후 운동을 하거나 산책을 하고, 저녁 식사 후에는 다음 날 계획을 세웁니다. 이 루틴을 따르면 하루가 훨씬 안정적이고 예측 가능하게 느껴집니다.
루틴을 만들 때는 작게 시작하는 것이 중요합니다. 처음부터 완벽한 루틴을 만들려고 하면 부담스럽고 오래 지속하기 어렵습니다. 한 가지 작은 습관부터 시작해서 익숙해지면 하나씩 추가하는 방식이 좋습니다. 저도 처음에는 아침에 물 마시기만 시작했고, 거기에 익숙해진 후 스트레칭을 추가하고, 그다음에 독서를 추가했습니다. 이렇게 천천히 쌓아올린 루틴이 지금은 제 하루의 든든한 기둥이 되었습니다.
완벽주의 버리기
시간 관리를 방해하는 가장 큰 적은 완벽주의입니다. 완벽하게 하려다 보면 시작도 못 하거나, 끝없이 수정하느라 시간을 낭비합니다. 저도 예전에는 보고서를 쓸 때 완벽하게 작성하려고 몇 시간씩 고민했습니다. 단어 하나하나를 고르고, 문장 구조를 바꾸고, 결국 마감 시간을 넘기기 일쑤였습니다. 하지만 완벽한 것은 세상에 없고, 적당히 좋은 것으로도 충분하다는 것을 깨달았습니다.
이제는 팔십 퍼센트 정도 완성되면 일단 제출합니다. 처음부터 완벽을 추구하지 않고, 빨리 초안을 만들고 나중에 다듬는 방식으로 바꿨습니다. 이렇게 하니 일의 속도가 훨씬 빨라졌고, 스트레스도 줄었습니다. 대부분의 경우 팔십 퍼센트 완성도로도 충분하고, 나머지 이십 퍼센트를 위해 드는 시간과 노력이 훨씬 큽니다. 그 시간에 다른 중요한 일을 하는 것이 더 가치 있습니다.
완벽주의를 버린다는 것은 대충한다는 뜻이 아닙니다. 중요한 것과 덜 중요한 것을 구분하고, 상황에 맞는 적절한 수준의 노력을 기울인다는 의미입니다. 모든 일에 백 퍼센트 에너지를 쏟을 수는 없습니다. 정말 중요한 일에는 충분한 시간과 노력을 투자하고, 그렇지 않은 일은 효율적으로 처리하는 것이 현명한 시간 관리입니다.
아니요라고 말하는 용기
시간 관리에서 가장 어려우면서도 중요한 것은 거절하는 법을 배우는 것입니다. 요청이 들어올 때마다 예라고 대답하면 내 시간은 다른 사람의 우선순위로 채워집니다. 정작 내가 하고 싶은 일, 내가 해야 하는 일을 할 시간이 없어집니다. 저도 예전에는 거절하는 것이 너무 어려웠습니다. 싫은 소리 듣기 싫고, 관계가 나빠질까 봐 걱정돼서 무리한 요청도 다 받아들였습니다.
하지만 모든 요청을 다 들어줄 수는 없다는 것을 깨달았습니다. 한정된 시간에 모든 것을 할 수는 없습니다. 무언가에 예라고 말하는 것은 다른 무언가에 아니오라고 말하는 것과 같습니다. 중요한 것은 내가 정말 중요하게 생각하는 일에 예라고 말하고, 나머지는 정중하게 거절하는 것입니다. 거절이 관계를 해치는 것이 아니라 오히려 서로의 시간을 존중하는 방법이라는 것을 알게 되었습니다.
거절할 때는 솔직하고 명확하게 말하는 것이 좋습니다. 애매하게 둘러대거나 거짓말을 하면 나중에 더 복잡해집니다. 지금은 다른 프로젝트에 집중하고 있어서 도와드릴 수 없다고 정중하게 말하면 대부분 이해해줍니다. 꼭 도와주고 싶다면 지금은 안 되지만 다음 주에는 가능하다고 대안을 제시할 수도 있습니다. 중요한 것은 내 시간의 주인은 나라는 것을 기억하는 것입니다.
지속 가능한 시간 관리
시간 관리는 단거리 달리기가 아니라 마라톤입니다. 일주일 동안 극도로 효율적으로 살다가 지쳐서 포기하는 것보다, 적당히 효율적이지만 꾸준히 지속하는 것이 훨씬 중요합니다. 저도 처음에는 너무 열심히 하려다가 한 달도 못 가서 지쳐서 포기한 경험이 있습니다. 이제는 무리하지 않는 선에서 지속 가능한 방식을 찾으려고 노력합니다.
완벽한 하루는 없습니다. 계획대로 되지 않는 날도 있고, 아무것도 하기 싫은 날도 있습니다. 그럴 때 자책하지 말고, 내일 다시 시작하면 됩니다. 중요한 것은 큰 흐름입니다. 한 달, 일 년 단위로 봤을 때 조금씩 나아지고 있다면 충분합니다. 매일 완벽할 필요는 없습니다. 대부분의 날을 의도적으로 살아간다면 그것으로 충분히 성공적인 시간 관리입니다.
시간 관리의 궁극적인 목표는 더 많은 일을 하는 것이 아닙니다. 진짜 중요한 일에 시간을 쓰고, 의미 있는 삶을 사는 것입니다. 바쁘게 사는 것과 생산적으로 사는 것은 다릅니다. 하루 종일 바빠도 정작 중요한 일은 못 할 수 있고, 반대로 여유롭게 살면서도 중요한 일을 다 할 수 있습니다. 시간 관리를 통해 제가 얻은 것은 더 많은 생산성이 아니라 더 많은 자유와 평화입니다. 여러분도 이 글을 통해 자신만의 시간 관리 방법을 찾아 더 의미 있는 삶을 살아가시길 바랍니다.